Як підписувати електронні листи: етикет для бізнесу

В середньому щодня по всьому світу надсилається та отримується понад 300 мільйонів електронних листів. Багато людей ставляться до своїх підписів електронної пошти як до чогось застарілого.  В той же час це є втраченою можливістю розповісти іншим хто Ви, як з Вами зв’язатись або ж де дізнатися більше про Вас чи Ваш бізнес.

Інформатор в партнерстві з агенцією маркетингових рішень “Бюро знахідок” розповість як підписувати електронні листи.

Що включає в себе підпис електронного листа? 

1. Ім’я та прізвище

Так само, як і у звичайному листуванні, Ваше ім’я завжди має бути в підписі електронної пошти, щоб одержувач Вашого повідомлення знав, від кого воно надійшло. Зазвичай, це перший рядок тексту.

2. Інформація щодо професійної приналежності (назва посади та відділ)

Після вашого імені має бути інформація про Вашу професійну діяльність. Напишіть коротко головне про себе: посаду, компанію та відділ в якому працюєте.

3. Вторинна контактна інформація

Додаткова контактна інформація для більш оперативного спілкування. В даному рядку додається номер телефону, факс або будь-який інший метод комунікації, який є для Вас зручним.

4. Піктограми соціальних мереж

Присутність у соціальних мережах є важливою частиною особистого бренду, оскільки вона допомагає отримати прихильників у професійному просторі та показує людям, що саме Вас цікавить. Можна дуже багато розповісти про людину за тим, що вона публікує в соцмережах та як себе представляє.

Саме тому чудовою ідеєю є додати посилання на сторінки в соціальних мережах у підписі до електронної пошти. Це не тільки зміцнює особистий бренд, але й допомагає людям знаходити нові способи зв’язатися та стежити за Вами.

Згідно з дослідженням NeoMam Studios, візуальні ефекти, показані в кольорі, підвищують бажання людини прочитати решту контенту на 80%.

Нижче наведений приклад, який створений за допомогою генератора підписів електронної пошти HubSpot.

5. Заклик до дії

Виберіть заклик до дії, який відповідає одній із Ваших поточних бізнес-цілей, і оновіть його, коли ці цілі зміняться.

6. Посилання на бронювання

Якщо Ви листуєтеся електронною поштою з колегами та клієнтами, які хочуть записатися на зустрічі з Вами – сміливо додавайте лінк для запису до Вашого особистого календаря прямо в підпис електронної пошти.

7. Галузева відмова від відповідальності або юридичні вимоги

Деякі галузі, як-от юридична, фінансова та страхова, мають спеціальні вказівки щодо використання електронної пошти та етикету, щоб захистити особисту інформацію від передачі.

З цієї причини варто ознайомитися з нормативними документами, які діють у Вашій галузі, і додати у свій підпис застереження щодо передачі електронних листів.

Наприклад Mail-Signatures пропонує кілька застережень електронної пошти, зокрема цей:

«Вміст цього електронного листа є конфіденційним і призначений лише для одержувача, зазначеного в повідомленні. Суворо заборонено передавати будь-яку частину цього повідомлення третім особам без письмової згоди відправника. Якщо Ви отримали це повідомлення помилково, будь ласка, дайте відповідь на це повідомлення та видаліть його, щоб ми могли гарантувати, що така помилка не виникне в майбутньому».

8. Фото або логотип

Використовуйте зображення, щоб оживити свій підпис електронного листа. Це додає індивідуальний відтінок, щоб одержувачі, яких Ви ніколи не зустрічали, могли пов’язувати Ваше ім’я з обличчям. Крім того, також можете використовувати логотип компанії, щоб підвищити впізнаваність бренду в електронній пошті.

Як створити електронний підпис?

1. Підкресліть своє ім’я, місце роботи та додаткову контактну інформацію

Ідеальний порядок для підпису електронної пошти – це ім’я та прізвище, філія та де ще люди можуть із Вами зв’язатися.

Ось зразок підпису електронної пошти, який добре враховує всі пункти, які описані вище.

Ім’я та прізвище Кевіна супроводжується його приналежністю до університету Коннектикуту. Він також рекламує свій особистий веб-сайт, щоб його одержувачі мали інший спосіб, щоб побачити його роботи та зв’язатися з ним для отримання додаткової інформації.

2. Зберігайте кольори простими та послідовними

Брендинг є найефективнішим, коли він послідовний — і містить підпис електронної пошти. Додавання кольору до підпису  – це приємний елемент, який допоможе виділятися серед решти електронного листа.

Професійна порада: якщо Ви все-таки вирішите використовувати колір, обов’язково дотримуйтеся одного або двох на додаток до темного тексту. Використовуйте тонкі проблиски, щоб відповідати Вашому логотипу чи бренду.

3. Використовуйте послідовність проектування

Хороший дизайн полягає в тому, щоб представити інформацію в легко засвоюваній формі. Оскільки підпис електронної пошти – це лише список інформації, рекомендується використовувати послідовність, щоб спрямувати очі читачів на те, що вони повинні прочитати в першу чергу. Збільшуйте шрифт свого імені, щоб воно привернуло найбільше уваги. Потім вибирайте інформацію, яку виділите жирним шрифтом і кольором відповідно до важливості, щоб Ви могли логічно керувати очима людей через дизайн.

4. Зробіть посилання доступними для відстеження

Розміщуючи посилання у своєму підписі електронної пошти, чи можете Ви бути певні, що хтось дійсно натискає на них? Щоб зрозуміти, чи справді посилання у Вашому підписі приваблюють кліки та справляють вплив, варто зробити ці посилання доступними для відстеження, як і будь-яке інше посилання у електронних листах.

Професійна порада: час від часу варто змінювати формат свого підпису або формулювання в підписі, щоб побачити, що саме викликає найбільше кліків.

5. Використовуйте пробіли

Існує безліч способів вмістити багато тексту в компактну область без шкоди для дизайну. Застосування пробілів у Вашому дизайні, як у прикладі нижче, є одним із чудових способів зробити це.

7. До свого контактного номера введіть міжнародний префікс

Якщо Ви працюєте з людьми по всьому світу, не забудьте префікс коду Вашої країни, коли вказуєте контактний номер телефону. Багато людей не помічають цього, якщо вони самі не звикли набирати міжнародні префікси, проте, для іноземних колег і клієнтів дуже корисно мати це прямо там.

7. Зробіть свій дизайн зручним для мобільних пристроїв

За даними Truelist, більше третини професіоналів відкривають електронні листи на своєму телефоні, що робить його основним методом спілкування для ділових і професійних питань. Тож варто переконатись, що текст достатньо великий, щоб його можна було прочитати на маленьких екранах мобільних пристроїв, і що Ваші посилання та кнопки доступні для людей, щоб торкатися їх пальцями. Зверніть увагу і на те, скільки місця між різними елементами, які можна натиснути, наприклад піктограмами соціальних мереж. Вони чудово підходять для торкання пальцем екрана мобільного телефону, щоб користувачі випадково не торкнулися піктограми Facebook, коли мали намір перейти до Instagram.

8. Поекспериментуйте з ШІ, як з генератором підписів електронної пошти.

Якщо ідей та натхнення немає, ChatGPT чи його альтернативи можуть стати в нагоді.

9. Перевірте якість свого нового електронного підпису.

Нарешті, як і з будь-якою іншою частиною електронного листа, переконайтеся, що Ваш підпис виглядає так як плануваллось, перевіривши його за допомогою різних поштових клієнтів. Варто зазначити, що Microsoft Outlook не розпізнає фонові зображення, тому уникайте їх використання.

Далі розглянемо професійні приклади підписів до електронних листів.

1. Вертикальний підпис 

2. Приклад підпису офційного академічного електронного листа

3. Приклад підпису в сфері нерухомості

Коли Ви додасте основну контактну інформацію, решта підпису стане чистим полотном, на якому Ви зможете поділитися часткою індивідуальності з кожним професійним листом, який надсилаєте. Озброївшись цими практичними порадами щодо підпису електронної пошти, Ви можете створити свій власний підпис, який узгоджуватиметься з Вашим брендом і додасть електронним листам ще більше ефекту.

Агенція маркетингових рішень “Бюро знахідок” 

Залишайтеся на зв’язку! Ми у Facebook, Instagram, Telegram.

Надсилайте свої новини нам на пошту: informator.ivanofrankivsk@gmail.com

Телефонуйте за номером 096 989 60 87